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Informações e registro de entrada e saída de veículos do condomínio.

Para acessar esta função, no menu lateral esquerdo da interface da portaria, clique em "Unidades", e em seguida em "Veículos":

Nesta função a portaria poderá na interface, visualizar, editar, criar ou excluir informações de todos os veículos do condomínio. As ações possíveis irão depender do nível de permissão de acesso concedido aos usuários com o perfil de portaria. Também poderá fazer o registro de entrada e saída de veículos no condomínio que ficarão no Livro de Ocorrências.

Tópicos deste Artigo

Permissões de Acesso - Visualizar, criar, atualizar e excluir

Ferramentas de Pesquisa da Função

Registro de Entrada e Saída de Veículos

Permissões de Acesso - Visualizar, criar, atualizar e excluir

O nível de acesso da portaria poderá ser configurado no módulo social em "Meu Condomínio > Condomínio > Configurações > Veículos". No campo "Permissão da Portaria?" poderá selecionar entre as opções:

Visualizar - somente visualiza os dados dos veículos e realiza o registro de entrada e saída;
Criar - visualiza os dados, cria o cadastro de novos veículos e realiza o registro de entrada e saída;
Criar e atualizar - além de visualizar e criar novos cadastros de veículos, poderá editar cadastros já existentes e realizar o registro de entrada e saída;
Criar, atualizar e excluir - com esta permissão poderá fazer todas ações, inclusive excluir cadastro de veículos.

Visualizar

Com esta permissão a portaria poderá visualizar os seguintes dados dos veículos:

Placa;
Fabricante;
Modelo;
Unidade;
Nome do titular da unidade;
Ano;
Cor;
Data, hora e nome do usuário que realizou o cadastrou ou que realizou a última atualização no cadastro.

Lembrando que para que sejam visualizadas todas essas informações, o cadastro do veículo tem que estar completo.

Importante: Para que a portaria visualize o botão "Contatos" com o número de interfone, nome e telefone do proprietário, inquilino (se houver) e moradores, é preciso que o campo "Portaria visualiza contatos dos moradores?" esteja configurado no módulo social "Meu Condomínio > Condomínio > Configurações > Unidades e Moradores (nessas duas áreas)", com a opção "Sim". Essa permissão precisa ser concedida pela administradora / administração do condomínio.

Criar

A portaria irá visualizar após a busca, as mesmas informações em tela descritas na permissão de visualizar (com ou sem permissão para visualizar o botão "Contatos", conforme estiver configurado), porém agora irá aparecer também o botão "+ Novo".

Para criar um cadastro, clique no botão "+ Novo":

Preencha os seguintes campos:

Unidade - campo obrigatório;
Tipo (carro, moto, bicicleta, embarcação e outro);
Placa - campo obrigatório para carro, moto e outro. Para embarcação o campo mudará para "Nome da embarcação e o preenchimento desse campo também é obrigatório);
Fabricante - campo obrigatório;
Modelo - campo obrigatório;
Cor - campo obrigatório;
Ano;
Foto.

Preenchido todos os campos, clique no botão "Salvar":

Se for cadastrar vários veículos, poderá selecionar a caixa "Cadastrar mais 1 após salvar", pois dessa maneira será direcionado para uma nova tela de cadastro de veículo. Se não marcar, após salvar, irá para a tela inicial de veículos.

Observação: Certifique-se de que todos os campos estejam preenchidos e que todos os dados estejam corretos antes de clicar no botão "Salvar", pois com esta permissão de "Criar", não conseguirá depois alterar os dados pois não tem a permissão de alterar cadastro, e será necessário nesses casos entrar em contato com algum usuário da administradora / administração do condomínio que possua o acesso para realizar a alteração.

Criar e Atualizar

Com esta permissão a portaria poderá visualizar, criar novos cadastros de veículos e se precisar alterar algum cadastro poderá clicar no botão "Editar":

Observação: Lembrando que o botão "Contatos" irá ou não aparecer conforme configuração como já mencionado.

Altere os dados necessário e clique no botão "Salvar":

Dentro do cadastro poderá consultar todos os moradores da unidade:

Criar, Atualizar e Excluir

Com esta permissão a portaria terá todos os acessos anteriores (visualizar, criar e alterar) e também o acesso ao botão "Excluir" para deletar um cadastro de veículo. Clique no botão "Editar" e depois no botão "Excluir".

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Ferramentas de Pesquisa da Função

Para realizar pesquisas de veículos cadastrados, a função disponibiliza diversas ferramentas para facilitar a busca, tornando-a mais rápida.

Filtros de pesquisa

Com os filtros de pesquisa, a busca poderá ser mais direcionada e organizada, facilitando a localização do cadastro desejado, além de tornar a pesquisa mais rápida (caso existam muitos cadastros de veículos, listá-los todos de uma vez em tela pode tornar a pesquisa lenta).

Os filtros que poderá utilizar são:

Grupos - poderá selecionar um grupo específico do condomínio (bloco, torre, etc);
Unidades - poderá selecionar a unidade (apartamento, casa, etc);
Tipos - poderá selecionar o tipo de veículo (carro, moto, bicicleta, embarcação ou outro);
Ordenação - poderá "Ordenar por Unidade" ou "Ordenar por Placa".

Depois que aplicar os filtros desejados, clique no botão de "Buscar":

Busca Rápida

Depois que efetuar a busca e os veículos estiverem listados em tela, poderá utilizar o campo de "Busca Rápida" para localizar um cadastro.

Escreva no campo alguma informação relativa ao veículo cadastrado, como o fabricante, o modelo, o nome do titular da unidade, etc. A medida que for digitando a informação o sistema já vai buscando os cadastros que possuam informações correspondentes.

Botão Placa

Se deseja realizar uma pesquisa diretamente pelo placa do veículo, sem utilizar filtros ou busca rápida, clique no botão "Placa".

Digite a placa e clique no botão "Pesquisar".

Ao buscar uma placa e não localizar o veículo cadastrado, a portaria poderá já efetuar o cadastro (caso possua essa permissão de "Criar".

Depois de digitar a placa, caso não seja encontrado o veículo, aparecerá a seguinte informação: "Não foram encontrados registros para a pesquisa abaixo: Placa: xxxx" E em seguida a pergunta "Deseja cadastrar um novo veículo?". Abaixo deverá escolher a unidade no campo "Selecionar a Unidade" e em seguida clicar no botão "Cadastrar".

Ao clicar no botão "Cadastrar" a tela de cadastro do veículo se abrirá e poderá seguir com o preenchimento dos outros campos (campos descritos no item "Criar" deste artigo) e salvar.

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Registro de Entrada e Saída de Veículos

Através dessa função Veículos na interface da portaria, poderá ser realizado o registro de entrada e saída de veículos no condomínio.

Todas as entradas e saídas de veículos efetuadas nesta função ficarão registradas no Livro de Ocorrências, com as informações do veículo, data e horário (da entrada ou saída), usuário da portaria que efetuou o registro e uma observação caso seja realizada no momento do registro.

Para registrar a Entrada de um veículo, acesse a função, realize a busca do veículo e clique no botão "Registrar Entrada":

No pop up que se abrirá o campo "Evento" já estará preenchido com a opção "Entrada". No campo observação poderá fazer algum registro de informação adicional (campo não obrigatório). E para efetuar a o registro clique no botão "Registrar":

No Livro de Ocorrências o registro de entrada ficará dessa forma:

Para registrar a Saída de um veículo, acesse a função, realize a busca do veículo e clique no botão "Registrar Saída":

No pop up que se abrirá o campo "Evento" já estará preenchido com a opção "Saída". No campo observação poderá fazer algum registro de informação adicional (campo não obrigatório). E para efetuar a o registro clique no botão "Registrar":